Reveja a identificação, a revisão, a seleção da peça e o encaminhamento para o fornecedor antes de atribuir os pedidos incorretos apenas ao diagrama.
O comprador pode selecionar o componente visível errado, mas os erros também podem resultar de incompatibilidade do modelo, referência desatualizada, substituição não autorizada ou passagem incompleta para o fornecedor. Uma nova interface não resolve todas as causas por si só.
Comece por analisar uma pequena amostra de pedidos de substituição corrigidos ou devolvidos. Classifique a falha real e melhore a decisão no ponto em que ocorreu. Use um seletor visual quando a localização ou a designação causar confusão.
Registe se o pedido falhou na identificação do produto, identificação do componente, compatibilidade, revisão do catálogo, quantidade ou fornecimento. Distinga «a peça estava correta, mas foi enviada incorretamente» de «o cliente selecionou a peça errada». Assim, a equipa responsável pela etapa pertinente pode agir.
Peça o número de série ou a revisão apenas quando afetarem a correspondência e explique por que são necessários. Mostre um estado de compatibilidade claro antes da submissão do pedido. Evite caixas de confirmação genéricas que os utilizadores possam assinalar sem ver o modelo e a referência que estão a confirmar.
Uma referência substituída pode corresponder a um componente, kit ou procedimento de assistência atualizado. Registe a relação de substituição aprovada e a respetiva fonte. Não altere silenciosamente a referência pedida nem presuma que todas as alternativas indicadas por um fornecedor são intercambiáveis no equipamento do utilizador.
Um comprador pode apontar para uma peça num diagrama, enquanto o fornecedor precisa de uma referência do catálogo. Preserve ambas as informações no pedido. Se a seleção no diagrama for incerta, inclua a fotografia do utilizador e peça a identificação, em vez de transformar a incerteza numa encomenda.
Caso ilustrativo: duas máquinas semelhantes têm coberturas aprovadas diferentes. Ambas usam a chamada 18 nos respetivos manuais. A melhoria consiste em selecionar a revisão da máquina antes de associar a chamada 18 a uma referência e, em seguida, manter essa fonte no pedido. Acrescentar detalhes a uma imagem genérica da cobertura não resolveria o conflito.
Defina um pedido de peça incorreta e distinga-o de uma remessa devolvida. Compare os erros confirmados por encomenda ou pedido de substituição concluídos em períodos comparáveis. Acompanhe também as trocas para esclarecimento e o tempo até à confirmação. Apresente contagens pequenas de projetos-piloto como contagens, indicando o denominador, antes de tirar conclusões percentuais.
Classifique a etapa em que cada pedido se tornou incorreto.
Acrescente uma verificação da identificação, um mapeamento visual mais claro ou uma regra de substituição revista.
Volte a analisar pedidos concluídos e erros confirmados com as mesmas definições.
Um diagrama 3D evita encomendas incorretas?
Os pedidos incertos devem ser bloqueados?
Quantos pedidos deve incluir um projeto-piloto?
Qual é o lugar da Viflux neste processo?
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