SOPをインタラクティブな作業手順書に変換

作業と想定する実施者を定める

作業場所、製品または機器の構成と想定する役割を記録します。手順の開始点と終了点を定めます。一つのSOPに複数の作業や責任が含まれる場合があります。原資料の引き継ぎや認可の要件を取り除かずに、表示を使いやすい経路に分けます。

• SOP識別子
• 改訂版
• 作業場所の構成

行動を目に見えるステップにする

各ステップに明確な行動を一つと、関連する承認済みの図や画像を与えます。準備情報や警告は適用される行動の横に置きます。単に長い段落を短い画面に分割するのではなく、観察できる期待結果を説明するステップにします。

• 想定する担当者の役割
• 判断の分岐
• 記録責任者

分岐と前提条件を維持する

機器のオプションや前の作業の状態など、承認済みの順序を変える条件を特定します。次の行動を表示する前に、その条件を明示します。ガイドをアニメーション化しやすくするためだけに、管理された判断を一つの共通経路へ単純化しないでください。

例：一つのSOPが二つの構成を対象とする場合

変換例：ガイドが設置されている文書化済みの機器オプションを尋ね、そのオプションの承認済みステップを表示します。共通の行動は一貫させます。手順責任者は両方の経路を確認し、利用者が二つの構成の指示を誤って組み合わせられないことを確かめます。

ガイドへの操作と正式な記録を分ける

組織が必要とする完了情報と、既存システムへの登録方法を決めます。ガイドのステップを見たりチェックしたりすることは利用者の操作であり、自動的に受理された作業記録になるわけではありません。記録、確認、エクスポートの要件は、実装済みと説明する前に確認します。

SOPの変更時にガイドを確認する

SOPの改訂版と派生ガイドの関係を維持します。更新後に文章、図や画像、分岐条件を確認する責任者を定めます。手順集全体への変換を広げる前に、代表的な利用者が作業を行う様子を観察して曖昧さを見つけます。

次の記録に再利用する項目

SOPをインタラクティブな作業手順書に変換するため、原資料と実際の作業を結び付ける記録を作成します。以下の背景項目を自社の製品、サポート、確認プロセスにコピーしてください。適用元の参照情報と責任者を追加し、次のチームが未確認事項を把握できるようにします。

• SOP識別子
• 改訂版
• 作業場所の構成
• 想定する担当者の役割
• 判断の分岐
• 記録責任者